How to do a group mailbox? | Comment faire une boîte mail partagée pour un groupe d'utilisateurs?

[oca]

Bonjour, merci pour cette réponse complète.

@tierce

Discourse, peut recevoir des mails issus de boîtes comme contact@domaine, ca@domaine, buro@domaine. Mais il faut prendre le temps de découvrir cet outil puissant et complexe. Il répond cependant à beaucoup de questions, y compris la wikifiquation des postes, le fonctionnement sur abrutiphone, des aspect publique, internes, limités, de la modération, etc. Mais c’est une aventure à construire collectivement.

C’est bien vers ça que je commençais à réfléchir en attendant les idées d’autres utilisateurs.
J’arrive plus ou moins, de façon un peu sale, au résultat escompté.

Résultat

• Les mails entrants dans ces boites partagées sont renvoyés vers les adresses de chaque personne qui est membre du groupe au moment où le mail est reçu.
• Les conversations par mail entrants sont stockées chacune dans un sujet sur le forum. Ces sujets sont rangées dans des catégories spécifiques pour chaque boite mail, accessibles en lecture au membres du groupe aux moment de la connexion (et non pas au moment de l’envoi du mail, ce qui permet aux nouveaux venus de retrouver les archives).
• Les messages sur le forum permettent de discuter collectivement de la réponse à apporter, et ne sont pas transormés en mail de réponse. Il est nécessaire de répondre au mail reçu par un mail (et de mettre l’adresse pour que la réponse retourne sur le forum en copie).
• Une surcouche en CSS sur le forum permet de bien différencier ce qui relève des conversations locales et des conversations par mail (plutôt que la discrète enveloppe en haut à droite du message).

Problèmes

• Ce système ne gère pas les messages où l’adresse groupe@chezmoi.tld est en copie cachée. Les messages sont reçu par mail mais pas recopiés sur le forum. (Le forum regarde les champs To: et Cc: indiqués dans le mail, et ne regarde pas plus haut dans le header pour savoir à qui le mail était véritablement adressé. (voir sur le forum Discourse)

Pistes d’améliorations

• Faire en sorte que les messages relayés (de bureau@chezmoi.tld vers alice@chezmoi.tld, bob@chezmoi.) contiennent déjà un champ Reply-To vers bureau@chezmoi.tld et un Reply-To vers l’expéditeur, pour que la réponse automatique soit envoyée aux deux.

Liste des manips que j’ai faites :

• J’ai installé Discourse.
• J’ai synchronisé les groupes YUNoHost avec les groupes Discourse. (voir ici, ça demande d’utiliser Nextcloud comme relai d’authentification sur Discourse.)
• J’ai créé un compte forum sur YUNoHost, qui va recevoir les emails. J’ai inscrit ce compte aux différents groupes. Le forum porte aussi l’alias de l’adresse contact@chezmoi.tld (email entrant uniquement, pas de réponse aux mails arrivant à cette adresse).
• J’ai utilisé la manip présentée précédement (ici) pour que chaque membre du groupe reçoive sur sa propre boite une copie du mail entrant (et donc le forum aussi).
• J’ai activé la réception de mail par le Discourse (ça nécéssite d’activer POP3, dans mon cas le setting en webadmin ne marchait pas directement et ne modifiait pas la config dovecot (bug?) donc je l’ai changée manuellement (voir ici))
• Dans Discourse, j’ai indiqué au forum de recevoir les mails de la boite forum@chezmoi.tld en lui donnant le mot de passe du compte (chercher les paramètres email in et ceux qui seront demandés en même temps).
• J’ai créé des catégories avec les bons accès groupe par groupe, en indiquant l’adresse initiale bureau@chezmoi.tld ou contact@chezmoi.tld dans le champ adapté. Il faut cocher la case «La catégorie reflete une liste de diffusion» pour éviter la sécurité Discourse qui rejète des mails trop court, sans objet, ou qui passent par des listes de diffusion.

Si d’autres personnes ont du mal à refaire la manip, je pourrai faire un tuto plus détaillé.